نرم افزار تیکتینگ سپهر گستر
آیا به دلیل دریافت حجم زیاد درخواست ها از طرف مشتریان یا اعضا سازمان خود دچار افت کارایی و کاهش کیفیت در پاسخگویی شده اید ؟ و یا اینکه بسیاری از پیام هایی که از طریق پیامک ، ایمیل ، شبکه های اجتماعی و یا تلفنی دریافت میکنید را میخواهید یکجا با هم مدیریت کنید ؟ قطعا دنبال راهکاری آسان و حرفه ای هستید که بهره وری تیم و سازمان خود را ارتقا دهید . متاسفانه بسیاری از شرکت های سازنده نرم افزار ارتباط با مشتریان و CRM سیستم تیکت را در سطحی ساده و کم عمق تولید کرده اند و از اهمیت بالای این سیستم چشم پوشی کرده اند در صورتی که نرم افزار تیکتینگ یا HELP DESK به تنهایی نرم افزاری تخصصی است که مستلزم تحلیل و کارشناسی به منظور بدست آوردن آنچه که به طور واقعی درون سازمانها و شرکت ها رخ میدهد می باشد . به لطف الهی در سال 1399 نسخه اولیه به منظور تسهیل در انجام امور پشتیبانی شرکت خودمان ساخته شد و سپس به جهت ارایه آن به بازار و استفاده سازمانهای دیگر مورد توجه صدها مجموعه قرار گرفته و همچنان در حال توسعه و ارتقا می باشد.
رایگان شروع کنید، و سوالات خود را از تیم مشاوره فروش ما سوال کنید...
هفت روز دمو رایگان و راه اندازی در کمتر از ۲ دقیقه
با ورود به وبسایت اصلی با محصول تیکتینگ ابری و لوکال سپهر گستر بیشتر آشنا شوید
- نرم افزار تیکتینگ چه کاربردی دارد
کاربرد نرم افزار تیکتینگ
نرم افزار تیکتینگ یا Help Desk یا به قولی میز خدمت است که کارشناسان با رویکردی چابک به حل و رسیدگی موضوعات مطرح شده از طرف کاربران می پردازند. این نرم افزار میتواند مورد استفاده انواع شرکت ها یا سازمان ها و حتی انواع وب سایتهایی باشد که با کاربران خود تعامل دارند. و بیشتر در واحد پشتیبانی مورد استفاده قرار میگیرد.
اگر شما در واحد پشتیبانی کار میکنید و در حال دریافت انواع درخواست ها و سوالات متعدد از طرف کاربران هستید با عنوان تیکت نا آشنا نیستید! ما در راهکار تیکتینگ سپهر گستر به همه چیز فکر کرده ایم ، مشکلات آتی که کاربران شما با سیستم دارند و نیازهایی که کارشناسان شما برای رسیدگی و پاسخگویی لازم دارند را ساده کرده ایم .
تجمیع اطلاعات در یکجا و ایجاد گفتگویی دو طرفه و به دور از نرم افزارهای پیام رسانهای متعدد (ایمیل، پیامک، تلگرام، واتس اپ و ...) به منظور رسیدگی بهتر و تهیه گزارشات متعدد چیزی است که میتوان آن را در این نرم افزار پیدا کرد.
نرم افزار تیکتینگ فارسی
این نرم افزار برخلاف سایر نرم افزارهای خارجی در ایران به صورت 100 درصد داخلی طراحی و ساخته شده است .نرم افزار تیکتینگ سپهر گستر قابلیت ها و سادگی خاصی دارد که میتواند شما را مجذوب کند که حتی نرم افزار قبلی خود را کنار بگذارید به این سیستم مهاجرت کنید. سازگاری با نیازهای متعددی که در شرکتهای ایرانی وجود دارد و قابلیت اجرا نامحدود گزارشات و دریافت نامحدود ورودی های متعدد از کاربر و هدایت خودکار آن بین بخش های متعدد سازمان از ویژگی های مطرح در نرم افزار تیکتینگ فارسی سپهر گستر است.
مهم این است که تیم توسعه دهنده ایرانی این نرم افزار تلاش میکند که سادگی و کارایی کافی را برای شما فراهم کند و معتقدیم که رکن سادگی میتواند همه چیز را تغییر دهد . بسیاری از کسب و کارها اقدام به خرید انواع نرم افزارهای متعددی از جمله تیکتینگ میکنند اما کارکنان به استفاده از آن پایبند نیستند و متاسفانه بعد از مدتی از دور کاری شرکت ممکن است خارج شود اصلی ترین دلیلی که اینطور میشود سخت بودن و پیچیده بودن کار با سیستم برای کارکنان است.
ما با تولید نرم افزاری بومی این ارزش را خلق کرده ایم که کسب و کار ها از تیکتینگ سپهر گستر استفاده کنند تا چابک تر و پاسخگوتر باشند ، چرا که در دنیای واقعی رقابت از اهمیت بسیاری بالایی برخوردار است و زمان پاسخگویی را باید کاهش داد.
شرح یک سناریو از استفاده پروژه
احتمالا روزانه تلفن شرکت شما برای حل مشکلات زنگ میخورد یا در شبکه های اجتماعی با کاربران خود بابت پیگیری درخواست هایی که دارند گفتگو میکنید از همه بدتر عدم یکپارچگی اطلاعات کار را بسیار دشوار میکند و سطح رضایت کاربران شما پایین میآید چرا که هیچ ابزار کارآمدی را برای سامان دادن به کار انتخاب نکرده اید . بسیاری از افراد تیکتینگ را در نرم افزارهای مختلفی مانند CRM ها و نرم افزارهای فرایند ساز جستجو میکنند و صرفا به ثبت درخواست به مانند یک پیام اکتفا میکنند اما جالب است که سیستم مدیریت تیکت چیزی فراتر از یک بخش کوچک از یک نرم افزار دیگر است بلکه خود به تنهایی توانایی های بیشماری دارد که ما در سپهر گستر تخصصی به آنها پرداخته ایم.
رویکرد کسب و کارهای کوچک با کسب و کارهای بزرگ از سطح خدمات بسیار متفاوت است چرا که جلب رضایت کاربر از سطح خدماتی که دریافت میکند نیز متفاوت می باشد اگر کسب و کار شما جزو کسب و کارهای کوچک می باشد قطعا به استراتژی افزایش سطح رضایت کاربر پی برده اید آن هم به دلیل تاثیری که به صورت غیرمستقیم به جذب مشتریان جدید برای شما دارد و اگر کسب و کار شما بزرگ یا سازمانی است رعایت استانداردها و پیگیری به موقع انواع خدمات و پشتیبانی کاری پیچیده و دارای شاخص های متنوعی در جهت کنترل عملکرد گروهی کارشناسان است . در هر صورت تمرکز یک نرم افزار تیکتینگ به روز و قدرتمند در افزایش بهره وری تیم پشتیبانی و ارتقا رضایت است.
تا اینجا دانستیم هدف تیکتینگ چیست و سرویس های آن به چه شکل عمل میکنند، ما قادر هستیم که سیستم تیکتینگ سپهر گستر را در ابعاد و مقیاس های مختلف پیاده سازی و اجرا کنیم از یک کسب و کار کوچک تا یک سازمان بزرگ در سطح کشور
زیرساخت های نرم افزاری قدرتمند : برای اجرا نیز کاملا آپدیت و زبان برنامه نویسی قدرتمندی را برگزیده ایم (Linux - Docker - PHP - Redis - Mysql - Laravel) اینها در تولید و پایداری و سرعت نقش به سزایی دارند ما سالهاست که در این تکنولوژی ها سابقه داریم.
در هر کجا قابل استقرار و در دسترس می باشد : در دسترس بودن سامانه در اینترنت یا صرفا در شبکه اینترانت حتی در شبکه داخلی یک شرکت یا ساختمان . از قابلیت های برجسته آن است .
تکنولوژی تحت وب گزینه اول پیاده سازی چرا که با ایجاد دسترسی 7 * 24 در هر زمان و هر مکان در دسترس است جدا از تحت وب بودن در اپلیکیشن های موبایلی نیز قابل اجراست یکی دیگر از قابلیت ها امکان PWA بودن رابط کاربری است که محدودیت های سیستم عامل موبایل و منابع مورد نیاز جهت نصب را ندارد.
امنیت قابل قبولی را فراهم کرده ایم : امنیت همیشه نسبی است اما با رعایت اصول امن سازی میتوان به خیال آسوده تری اقدام به تبادل اطلاعات کرد ما در رویه های طراحی و توسعه به روز بودن سیستم عامل لینوکس و بسته بودن پورت ها را از نکات مهم در ارتقا امنیت میدایم از سویی دیگر سطح دسترسی به بخش های مختلف و فایل های آپلود شده را با مکانیزم هایی احراز هویت میکنیم .
داده های پراکنده را در یکجا مدیریت کنید : همواره کاربران با شما در شبکه های اجتماعی یا سایر سرویس ها مثل ایمیل و ... در ارتباط هستند ، پراکندگی اطلاعات مشکل بسیار بزرگی است که با تیکتینگ به خوبی حل میشود حتی سایر سرویس های کاری شما مانند تلفن VOIP یا چت آنلاین یا پیامک های ارسال شده به شماره پیامکی و یا هر نرم افزار دیگری که به کسب و کار شما ارتباط دارد اطلاعات آنها میتواند جهت پیگیری توسط تیم های کارشناسی ثبت شود ...
پایگاه دانش مرجع پاسخ گویی به سوالات پر ترکرار است : مدیریت دانش یک رویکرد استراتژیک است که در صورت پیاده سازی صحیح آن حجم بسیاری از سوالات را کاهش میدهد و سرعت پاسخ دهی و دقت پاسخ به سوالات پر تکرار را افزایش خواهد داد اصولا میتوان پایگاه دانش را با روش های متنوعی ارتقا داد و مهم ترین آنها سوالات و راهکارهای جدیدی است که طی پروسه پشتیبانی ایجاد میگردند و به صورت یک پیشنهاد جهت بررسی و طبقه بندی برای مدیر پایگاه دانش ارسال میگردد. درج فایل های لازم برای دانلود یا مطالبی که نیاز است برای همه تکرار کنید به خوبی توسط پایگاه دانش قابل حل است از ایجاد تیکت هایی که پاسخ مشخصی دارند جلوگیری شود ، این کار موجب ارتقا کیفیت پاسخ گوی کارشناسان و رسیدن به جواب مشتریان شما خواهد شد ، با تعریف طبقه بندی اطلاعات سیستم به صورت هوشمندانه آنها را به ایجاد کننده تیکت گزارش میدهد. جستجو در مقالات از پیش تعریف شده و دسترسی ساده به انها از طریق پنل کاربری کاری است که در پایگاه دانش نرم افزار تیکت بسیار کاربردی است.
برخی از ویژگی های برتر نرم افزار
- فیلتر و جستجو پیشرفته بسیار انعطاف پذیر با بیش از ۲۰ پارامتر ورودی و شاخص های پویا
- امنیت بالای اطلاعات و فایل های پیوستی
- امکان ذخیره سازی فایل در تکنولوژی Amazon s3 و Object Storage تا هزاران ترابایت داده
- سیستم ارجاع قدرتمند و سهولت در گردش کارها بین سایر کارشناسان
- امکان گروه بندی مشتریان در قالب یک تیم یا شرکت و تعریف دپارتمان های کاری
- قابلیت استفاده در سیستم های پشتیبانی و اتوماسیون اداری
- سیستم یادآوری و تکرار پیگیری تیکت به صورت اطلاع رسانی پیامکی - ایمیلی و اطلاعیه در کارتابل کارشناس
- مدیریت پرداخت و محاسبات دوره ای جهت قراردادهای قابل تمدید
- سیستم تخصیص خودکار و هوشمند بر اساس پارامترهای طرح سوال ، کنترل روی قرارداد و کنترل حجم کاری تیم های پشتیبانی
- اتوماسیون سازی فرایند های تکراری به صورت زمانبدی شده
- سرعت و کارایی بالا حتی در حجم بالای اطلاعات
- نظرسنجی مخاطب در خصوص رضایت از کیفیت پاسخ گویی و استخراج اطلاعات نظرسنجی ها روی نمودار
- امکان ارسال صوت در تیکت توسط کارشناس و کاربر
- امکان ترند کردن تیکت ها بر اساس موضوعات پر تکرار
- جستجو معنایی در محتوا تیکت ها با سرعتی بسیار بالا
- قابل پیاده سازی در زیرساخت داکر و کاملا انعطاف پذیر
- سیستم مدیریت پایگاه دانش و امکان توسعه در سوالات جدید
- درج چک لیست Todo List در هنگام پاسخ کارشناس به منظور اطمینان از انجام وظایت محله
- قابلیت دسترسی چندتایی به تیکت ها توسط سایر کارشناسان
- اطلاع رسانی های پیامکی و ایمیلی در مواقع مختلف
سیستم هدایت خودکار و ارجاع هوشمند تیکت ها به بهترین تیم کارشناس
هدایت خودکار توسط سیستم تخصیص تیکت های ارسال شده به تیم های کاری مختلف بر اساس شرایط و وزن های مختلف قابل تعریف و کنترل در سطح ساده تا پیشرفته از امکانات خوب نرم افزار تیکتینگ سپهر گستر است دقیقا راهکار مشکلاتی که در همه تیم های پشتیبانی وجود دارد . این ویژگی مستلزم تنظیماتی است که از قبل در سیستم تخصیص این نرم افزار توسط مدیریت اجرا شده باشد و اعمال یکسری شرایط و ترکیب یکدیگر الگوی تخصیص خودکار را شکل میدهند تا تیکت های ایجاد شده دقیقا به بخشی باید ارسال ارجاع گردد برخی از روش های تخصیص خودکار شامل ۵ الگوی قابل کنترل به صورت خودکار است.
- ارجاعات پیش فرض
- بر اساس پرسش و پاسخ
- بر اساس اطلاعات دریافت شده از طرف کاربر
- بر اساس حجم کاری میان اعضای تیم پشتیبانی
- بر اساس قراردادهای مرتبط با تیکت
معمولا رویه های عمومی ارسال تیکت توسط کاربران با وارد کردن موضوع تیکت و در نهایت درج محتوا تیکت و ارسال به بخش مروبطه ارسال تیکت را انجام داده اند اما با توجه به نوع قرارداد ، نحوه پاسخ به مواردی که در هنگام تیکت از وی پرسیده میشود و نوع سوالاتی که مطرح میکند و در نهایت دپارتمانی که مشخص میکند میتواند با دقت بسیار بالا تیکت ها را به بهترین تیم کاری هدایت نماید.
سیستم کنترل SLA یا تعیین زمان بر تیکت های دارای ضرب الاجل
تیکت ها Deadline یا زمان پایان برای زمان پاسخگویی دارند آنها در سیستم SLA تفکیک میشوند و در صورتی که آنها از دست بروند به صورت خودکار به سطوح بالاتر سازمان ارجاع خودکار میشوند این سیستم این قابلیت را میدهد که تیکت های دارای SLA هستند به دلیل تاخیر در پاسخگویی دچار مشکل نشوند.
تنوع شاخص های اندازه گیری رضایت
شاخص های اندازه گیری رضایت از دو طرف درون سازمان و برون سازمان بر پایداری و افزایش شهرت هر کسب و کاری بسیار موثر است این روش ها سازوکاری دارند که با دریافت اطلاعات و سپس گزارش سازی آنها در KPI های متفاوتی میتواند مشاهده شود . همانطور که از عملکرد نرم افزارهای حرفه ای تیکتینگ پیداست وجود مقیاس های اندازه گیری بسیار ضروری است از قبیل ( CSAT - ESAT - CES - FRT) چهار KPI ضروری که حل مشکلات درون سازمانی و برون سازمانی اعداد و ارقامی را نمایش میدهد که در نهایت با کنترل به موقع میتوان از بحران ها و شکست ها جلوگیری کرد .
KPI اول شاخص CSAT می باشد که به کیفیت رضایت مشتریان می پردازد این KPI در نهایت با دریافت بازخورد از یک تا پنج برای هر تیکت میتواند اطلاعات را طبقه بندی کند و پیرو آن میتواند آماری جامع از بازخورد کاربران در خصوص رضایت حل مشکلات و پاسخ سوالات بدست آورد .
KPI دوم شاخص ESAT می باشد ، این شاخص اندازه گیری در نرم افزار تیکت به رضایت کارکنان مرتبط است با توجه به حفظ رضایت کارکنان کیفیت خدمات دهی به مشتریان هم به صورت غیرمستقیم افزایش پیدا خواهد کرد لذا هزینه هایی که در خصوص استخدام و آموزش نیروهای جدید لازم است صرفه جویی شده و سازمان با تجربه تر میتواند خدمت رسانی کند.
KPI سوم شاخص CES است که به شاخص تلاش مشتری معروف است این شاخص نشان میدهد که هر مشتری تا چه اندازه برای دریافت پاسخ و رفع نیاز خود با سامان شما در تلاش بوده است هر چه میزان تلاش کمتر باشد رضایت مشتری بالاتر میرود این موضوع میتواند مانند تعداد تیکت ها و تماس ها برای پیگیری و حل موضوع از طرف سازمان است.
KPI چهارم شاخص FRT است که به شاخص زمان اولین پاسخ تاکید میکند با کاهش این شاخص برای مشتری حس بسیار خوبی را ایجاد میکند یعنی در اولین درخواست خود راه حل یا خواسته خود را گرفته است مثلا سوالی در خصوص باگ رخ داده است که با سرعت طی اولین تیکت برای مشتری حل می شود این رویکرد اولین پاسخ میتواند در افزایش شهرت سازمان شما و جذب مشتریان بیشتر تمرکز کند
فیلتر و جستجو پیشرفته بسیار انعطاف پذیر
مدیران نیاز به جستجو دقیق و سریع دارند با پایش اطلاعات است که میتوان به موقع و با کیفیت ارتباط را برقرار کرد وجود شاخص ها و تیکنیک های استخراج اطلاعات شما را برای نتایجی بهتر کمک میکند
- بازه تاریخی در شرایط ترکیبی مانند تیکت هایی که ارجاع شده اند اما همچنان پیگیری نمشوند
- وضعیت تیکت ها در شرایط حل نشده یا نیاز به پیگیری مجدد
- جستجو بر اساس تیم (اپراتور ها یا کاربران)
- کلیدواژه (شماره تیکت - نام کاربری و ... )
- جستجو بر اساس برچسب ها(مورد استفاده برای علامت گذاری روی تیکت ها و جستجوی سریع)
سهولت در گردش کارها
میتوان به این نکته اشاره کرد که گروه بندی کارها از بخش های مهم هر نرم افزار تیکت است. به این صورت که همه کارها قرار است طی بررسی توسط اپراتورهایی که مسئول دپارتمان های مختلف هستند انجام شود. در این نرم افزار تحت وب امکان تخصیص دپارتمان به یک یا چند اپراتور وجود دارد.
گروه بندی مشتریان در قالب یک تیم یا شرکت و تعریف دپارتمان های کاری
قطعا سازمان شما با افراد مختلفی از یک شرکت در ارتباط است و همواره با ارسال تیکت های مختلف اپراتورها با کارکنانی که هر کدام حساب کاربری مجزا دارند در ارتباط است اما لازم است که گزارشی از تیکت های یک شرکت را به مدیر نشان دهد.
استفاده در سیستم های پشتیبانی و اتوماسیون اداری
در سیستم های اداری حتی در محیط های خارج از شبکه اینترنت مانند اینترانت می توان از این نرم افزار استفاده کرد به این صورت که هر مدیر یا اپراتور میتواند با ورود به حساب کاربری شخصی خود با سایر افراد موجود در سیستم تبادل پیام و فایل به صورت امن داشته باشد. در این نرم افزار به دلیل وجود سیستم گردش کارها و ارجاع فعالیت ها میتوان روند تسهیل در امور را افزایش داد و خطا های انسانی را به دلیل زمانبدی های داخلی نرم افزار و اطلاع رسانی های هدفمند بسیار پایین آورد.
اتصال کاربران به یکدیگر به کمک سیستم ارجاع و تیم سازی
هنگامی که برخی از افراد قرار است به صورت مشترک از تیکت همکاران خود مطلع باشند سیستم اتصال کاربران بسیار کاربردی میشود . به طور مثال با شرکتی کار میکنید که 2 نفر کارمند دارد هر دوی آنها دسترسی مجزای خود را دارند ، گاهی اوقات لازم است که سوالاتی که کارمند اول میپرسد را کارمند دوم هم ببنید و یا پاسخی روی ان ثبت کند با ویژگی اتصال کاربران به کاربران مختلف میتوان مانیتورینگی بین گفتگو سایر کاربران بین خودشان ایجاد کرد.
قابلیت ایجاد تیکت از طریق پیامک یا ایمیل و API
اگرچه امروزه و در دنیای ارتباطات دسترسی تقریبا همیشگی به اینترنت اتفاقی کاملا عادی است اما همیشه باید احتمالات را نیز در نظر گرفت. تصور کنید کارمند شما درحال انجام ماموریتی است و باید در حین یا پایان کار تیکتی به شرکت ارسال نماید و آخرین وضعیت یا نتیجه کار را به شرکت اعلام کند. در همین زمان بنا به هر دلیلی دسترسی فرد به اینترنت قطع می شود. خب تکلیف چیست؟
ناجی شما در چنین شرایطی پیامک است. با ارسال متن یا عدد (با توجه به آنچه شما از پیش تعریف کرده اید) به سرشماره ای مشخص توسط کارمندتان می توانید اطلاعات ارسالی آن فرد را به صورت تیکت و در لیست تیکت ها مشاهده نمایید. از مزایای این امکان می توان به عدم پراکندگی اطلاعات ارسالی در چندین بخش مختلف و متمرکز کردن آنها تنها در بخش تیکتینگ، عدم قطع زنجیره ی اطلاعات و ایجاد گسستگی در فرآیند، سهولت در انجام امور محوله، عدم الزام به داشتن تلفن همراه هوشمند، انجام فرآیند حتی توسط کسانی که توانایی و آگاهی لازم در استفاده از اینترنت و تلفن هوشمند را ندارند و... اشاره کرد.
گزارشات آماری و عملکردی سیستم
تیکت های ثبت شده منبعی از گزارشات را به همراه دارند شامل گزارشات زمانی - عملکردی - تعدادی و... که با استفاده از نمودار ها و جداول آنها را برای مدیران نمایش میدهیم .
انتخاب بهترین نرم افزار تیکتنگ یا Help Desk
وجود شرکت های مختلف در موضوع ساخت نرم افزار تیکت باعث ایجاد بازار رقابتی شده است که همین موضوع به طور مستقیم بر افزایش عملکرد نرم افزارهای جدیدی که ساخته میشوند تاثیر گذار باشد در میان همه رقبا شرکت سپهر گستر فرتاک پارس با در نظر گرفتن نیازهای انواع مشتریان سازمانی یا شرکتی و طی دریافت بازخورد مشتریان خود توانسته ایم طی چند سال گذشته قدم های خوبی در نوآوری و ارایه خدمات بهتر برداشته داشته باشیم .
ارتقا امکانات و قابلیت های خوب نرم افزار تیکتینگ سپهر گستر را در افق دید بلند مدت خود داریم و همواره برای بهتر ساختن آن در تلاشیم ، این مهم موجب پیشرفت روز افزون محصول نرم افزاری سپهر گستر خواهد شد و با برخورداری تیم فنی و تخصصی مستقر در پروژه سرعت رسیدگی و انتشار آپدیت های جدید را بالا آورده ایم.
در نهایت میتوان نرم افزارهای تیکت را با رویکرد مدیریت ITIL نیز در سازمان ها به کار گرفت
برخی از مسائل و چالشهایی که در اکثر سازمانها به چشم میخورد و با رویکرد ITIL و نرم افزار تخصصی تیکتینگ حل میشوند
نارضایتی مشتریان و ذینفعان از خدمات پشتیبانی
شفاف نبودن خدمات قابل ارائه
بهرهوری پایین سازمان به دلیل انجام دوباره کاریهای متعدد
مدیریت نامطلوب منابع انسانی
عدم نظارت و کنترل کافی بر روی تغییرات و در نتیجه ایجاد تبعات جانبی پس از اعمال تغییرات
وقوع حوادث تکراری و ایجاد وقفههای مکرر در ارائه خدمات
نبود ابزاری جهت هدایت و کنترل درخواست ها به واحد های مربوطه
نبود نظارت بر سطح رضایت کاربران
عدم توجه مدیران به اطلاعات در گردش سازمان