راه اندازی ایمیل سرور سازمانی

سرویس ایمیل یا همان پست الکترونیکی سالهاست که در دنیا رایج شده اما به دلایل فنی متعددی ایمیل ها نامعنبر هستند و یا به مقصد نمی رسند و یا به عنوان اسپم در پوشه اسپم وارد نمیشود مشکل اینجاست که بسیاری از گیرنده ها پوشه اسپم خود را چک نمی کنند و برخی هم به دلیل ملاحضاتی که دارند از باز کردن ایمیل هایی وارد شده در اسپم خوداری میکنند . ما برای حل این مشکل روش ویژه ای داریم که به سرور اختصاصی ایمیل سازمانی معروف است این سرویس مبتنی بر لینوکس و کاملا امن و ایمن است . 

مزیت استفاده سرور اختصاصی ایمیل سازمانی

- بدون هیچ گونه محدودیت فضا ذخیره سازی ایمیل به اندازه دلخواه سرور ایمیل خود را انتخاب کنید

- مقرون به صرفه و قابل اجرا روی سرورهای لینوکس مجازی و غیرمجازی

- حداقل منابع سخت افزاری مورد نیاز 1 گیگ رم و ۱ هسته پردازنده در صورت نیاز به فعال بودن آنتی ویروس و سیستم ضد اسپم ۲ گیگ رم 

- رعایت کلیه اصول و پروتکل های ضروری جهت ارسال ایمیل در سمت دریافت و ارسال به انواع وب سرور ها

- ساختاری نرم افزار بسیار امن و برخورداری از جامعه متن باز 

- امکان تعریف نامحدود اکانت بر اساس دامنه سازمانی

- سیستم سمت سرور بدون هیچ دیتابیسی است و از فایل سیستم لینوکس جهت دریافت و ارسال ایمیل استفاده می گردد (به دلیل ملاحظات امنیتی)

- امکان اتصال به outlook و هر نرم افزار مدیریت ایمیل بر اساس پروتوکل IMAP و SMTP در پورت های SSL/TLS

- سرعت بسیار بالا در ارسال و دریافت ایمیل ها

- مورد استفاده جهت ارسال ایمیل های تراکنشی و اداری

مدیران وب سایت ها و فروشگاه های اینترنتی شما نیاز به سرور اختصاصی ایمیل دارید اگر ..

اگر سایت شما با ارسال ایمیل سروکار دارد قطعا به فکر خرید سرور و یا دریافت خدمات از شرکت هایی هستید که به نوعی ایمیل های شما را ارسال میکنند و بابت آن هزینه ای دریافت میشود که با توجه به اینکه این روش دارای مشکلاتی از نظر اجرا و هزینه دارد به فکر راه اندازی یک سرور ایمیل برای خودتان هستید . معمولا بعد از خرید و یا ثبت نام ایمیلی را برای مشتری ارسال میکنید یا اگر کاربر از طریق تیکت با شما در ارتباط است هم برای اطلاع رسانی از پاسخ تیکت متن را برای او به صورت ایمیل ارسال می کنید و اصطلاحا به این ایمیل ها ایمیل های تراکنشی نیز گفته میشود

مدیران IT شرکت ها شما نیاز به سرور اختصاصی ایمیل دارید اگر با مشکلات زیر روبرو هستید

مدیران IT شرکت ها برای نصب و استقرار سرور ایمیل مبتنی بر لینوکس نیازمند نصب و استقرار نرم افزارهای متعددی مانند postfix و درگیر کانفیگ های پیچیده میشود که انرژی زیادی را از آنها میگیرد و نیاز به نگهداری نیز دارد ما در وبینه با روش اجرای سرور ایمیل با ایمیج های به روز Docker این کار را انجام میدهیم و حتی به صورت خودکار میتواند خود را به روزکند و به دلیل عمومی بودن پروژه در سطح دنیا و نداشتن دیتابیس و رابط کاربری و ابزارهای کنترل ایمیل به صورت آنلاین مانند roundcube شما از میزان امنیت بسیار بالاتری برخورداری خواهید بود و صرفا ایمیل ها را از طریق نرم افزار واسط مانند thunderbird و یا gmail کنترل میکنید

آیا شما هم به فکر راه اندازی یک سرور اختصاصی برای خود هستید ؟‌ و ترجیح میدهید از شرکت هایی که خدمات سرویس ایمیل به صورت دوره ای با فضای محدود را میدهند نمیخواهید استفاده کنید  

امنیت سرور ایمیل به دلیل وجود اطلاعات مهم در آن را چگونه میتوان تضمین کرد و شرایط نگهداری و نصب آن به چه صورت است ؟ 

سوالات فوق از اهمیت بالایی برخوردارند و برای رسیدن به بهترین راهکار نیاز به بررسی روش های متعدد است دو نکته در خصوص سرور های ایمیل همیشه مد نظر است (اسپم نشدن و حجم ارسال بالا) عمدتا شرکت هایی هستند که خدمات ارسال ایمیل انبوه را به شما میدهند که غالبا دلاری هستند و گران ! و از طرفی امکانی را به شما نمیدهند که بتوانید به صورت سازمانی ایمیل های کارکنان را ایجاد و مدیریت کنید . ما در وبینه میخواهیم شما را برای داشتن سرور ایمیل اختصاصی و امن کنیم و از تجربیاتی که طی سالها بدست آمده است برای رسیدن سریع به نتیجه مورد نظر استفاده کنیم .

برای داشتن سرور ایمیل تنها کافی است از نظر منابع سخت افزاری یک سرور مجازی یا اختصاصی با حداقل یک گیگ رم و یک هسته استفاده کنیم که غالبا این سرور از هزینه مناسبی نیز برخوردار است. همچنین جدولی پیشنهادی را برای برآورد حجم ارسال میتوان پیشنهاد دارد . ضمنا نیازی به اجاره سرور برای راه اندازی ندارید و کافی است که روی رایانه شرکت یا شخصی خود نرم افزار مجازی ساز virtual box را نصب کنید و بر اساس میزان منابعی که در دسترس دارید سرور را به صورت لوکال نصب و اجرا نمایید.

از نظر فنی چه معیارهایی باید یک سرور ایمیل داشته باشد

- سرور ایمیل باید دارای SSL باشد و از پورت 993 یا 587 ارسال شود در پروتوکول های IMAP و SMTP باشد

- سرور ایمیل باید دارای PTR رکورد باشد و RDNS هم با ساب دامنه سرور مطابق یکدیگر باشند.

-سرور ایمیل باید دارای رکورد های معتبر DKIM , SPF , DMARC باشد

- نباید IP سرور ایمیل در لیست سیاه باشد و حتی دامنه و برای اطمینان میتوان آن را تست کرد

- ایمیل های ارسالی شما باید توسط سایت های معروفی مانند mail-tester.com تست شود و رتبه 10/10 را بدست آورد

- برخورداری از سرویس های کنترل اسپم مانند spamassassin 

- برخورداری از آنتی ویروس Clamav جهت کنترل اتچ ها و ایمیل های حاوی فایل های مخرب 

چگونه از درستی ایمیلی که ارسال میکنیم مطمن شویم ؟ 

یکی از ابزارهای معروف و پر کاربرد وب سایت mail-tester.com است که میتواند ایمیل شما را رتبه بندی کند هر چه ایمیل های شما رتبه بالاتری داشته باشند میزان اسپم نشدن آن بیشتر است .

تصویر فوق یکی از تست هایی است که نشان میدهد ایمیل ارسال شده به خوبی کار میکند و به درستی در اینباکس گوگل و یاهو وارد میشود 

یک نمونه از ایمیل ارسال شده و دریافت شده در inbox Gmail

نمونه ای از ایمیل ارسال شده از سرور ایمیل اختصاصی که در تیم DevOps وبینه اجرا شده است

سرویس Gmail حساس ترین الگوریتم های تشخیص اسپم را داراست چرا که روزانه میزبان میلیون ها ایمیل تبلیغاتی و ویروسی یا مخرب است از این رو تیم گوگل روزانه در تلاش است که با پارامترهای متفاوتی ایمیل های واقعی را از ایمیل های تبلیغاتی و مخرب تفکیک کند .  

دلیلی که قبلا موجب شده که ایمیل شما اعتبار کافی را نداشته باشد

• ارسال ایمیل های انبوه در بازه زمانی کوتاه بدون رعایت اصول WarmUp IP
• عدم استفاده از سرور هایی که IP تمیز به شما تخصیص نداده اند
• عدم ارسال ایمیل از پورت های SSL/TLS و نداشتن SSL معتبر در سرور
• عدم تنظیم دقیق رکوردهای DKIM,SPF,DMARC و سایر رکورد های MX , MAIL روی دامنه
• ارسال از IP اسپم به صورتی که در لیست سایت های کنترل اسپم لیست شده است قابل استعلام از سایت https://www.blacklistalert.org
• قرار گرفتن در رنج IP های مسدود شده از طرف یک ISP
• استفاده از نرم افزارهای سمت سرور با اشکال نرم افزاری و به روز نبودن نرم افزار
• بر اساس رفتار گرندگان شما اسپم معرفی شده اید (ریپورت شدن)
• قالب HTML شما دارای مشکلات syntax است
• استفاده از برخی عبارات و کلیدواژه های گمراه کننده حتی ایمیل هایی که هیچ مشکل فنی ندارند هم اسپم می کند
• امکان signed کردن ایمیل یا احرازهویت ارسال کننده که توسط رکوردهای TXT روی دامنه قرار دارد دارای خطا است
• تکرار اشتباهات مکرر موجب درج ایمیل شما به عنوان اسپم 
• الصاق فایل مخرب یا محتوا یا لینکی که کاربر را تهدید امنیتی میکند
• به روز نبودن نرم افزار ایمیل سرور و استفاده از ایمیل سرور های اشتراکی

سوالات متداول

- آیا استفاده از سرویس ایمیل هایی که روی پنل های مدیریت هاست وجود دارد بهتر است یا راه اندازی ایمیل سرور ؟ قطعا بستگی به نیاز شما دارد چرا که راه اندازی ایمیل سرور برای افرادی اهمیت دارد که میخواهند ایمیل آنها وارد inbox شود و در همه سرویس های ایمیل مانند gmail یا yahoo نیز به صورت غیر اسپم شناساسیی گردد . از طرفی رعایت کلیه پروتوکل ها در سرور اختصاصی ایمیل بسیار فراتر از ابزار های موجود در پنل های مدیریت هاست است که به صورت رایگان در دسترس سایت شما قرار میگیرد. ضمنا شما با ایمیل سرور سازمانی بدون هیچگونه مشکلی به نرم افزارهای ارسال ایمیل مانند Outlook متصل خواهید شد .

- آیا در روش ایمیل سرور سازمانی IP به صورت اختصاصی است یا عمومی ؟ در روشی که ما در وبینه اجرا میکنیم به صورت اختصاصی یک IP را به هر ایمیل سرور سازمانی تخصیص میدهیم و فعالیت سایر کاربران هیچ تاثیری روی IP شما نخواهد داشت . 

- آیا امکان انتقال ایمیل ها از سرور قبلی به سرور جدید وجود دارد ؟ قطعا هر سرویسی ساختار فنی خاص خود را دارد اما با استفاده از نرم افزار مدیریت ایمیل outlook میتوانید ایمیل های قبلی خود را backup بگیرید

- آیا ایمیل سرور سازمانی دارای پنل مدیریت تحت وب است ؟ خیر این مورد به دلیل بالا بردن امنیت و کارایی سرور ایمیل صرفا از طریق نرم افزارهای مدیریت ایمیل مانند outlook میسر می باشد.

- آیا میتوان از این سرویس برای ارسال انبوع و تبلیغاتی استفاده کرد ؟ قطعا مشکلی در این زمینه وجود ندارد اما سرویس GMAIL یا سایر سرویس هایی که رفتار  IP و حجم ایمیل ها را که بررسی میکنند باید مقررات Send bulk emails را مطالعه نمایید.

- چرا باید هاست میزبانی وب سایت با سرور ایمیل یکی نباشد

میزبانی ایمیل در اندازه کوچک میتواند با همان پنل هایی که به همراه هاست به شما داده میشود استفاده شود البته به شرطی که اسپم نشود و قابل استفاده باشد از این گذشته جدا بودن این دو سرور موجب بالاتر رفتن کارایی سرور وب و کنترل بهتر از نظر ارتقا و امنیت روی سرور ایمیل است . یکی دیگر از چالش هایی که سرویس های ایمیلی مشترک با هاست دارند این است که سرور میزبانی وب سایت شما ممکن است به دلایل مختلفی جابجا شود و به دلیل مجزا بودن سرویس ایمیل کار انتقال ایمیل ها هم روی دوش شخصی که توسعه وب را انجام داده است می افتد و بعضا اگر پنل قبلی و جدید یکی نباشد انتقال ایمیل ها تقریبا غیرممکن می شود . اما اگر سرور ایمیل جدا از سرور وب سایت باشد هیچ نگرانی از بابت جابجایی و مشکلات آتی روی سرور ایمیل رخ نمیدهد.